REGES-ONLINE pentru angajatorii cu lucrători non-EU: ce trebuie să știi în 2026

1. Ce este REGES-ONLINE și de ce contează pentru angajatorii non-EU

REGES-ONLINE este registrul general de evidență a salariaților, în format electronic centralizat, gestionat de Inspecția Muncii. Este componenta operațională prin care angajatorii raportează în timp real evenimentele privind contractele individuale de muncă: încheiere, modificare, suspendare, încetare.

Cadrul juridic principal este HG 295/2025, care înlocuiește vechiul HG 905/2017 și actualizează regulile de format, conținut și termene. Pentru angajatorii care lucrează cu cetățeni non-EU, REGES-ONLINE este punctul critic de conformitate: orice eroare aici este vizibilă instant la ITM și la IGI prin interconectarea în curs a sistemelor publice.

2. REGES vs vechiul REVISAL — ce s-a schimbat

Pentru cine cunoștea REVISAL-ul desktop, tranziția la REGES-ONLINE aduce mai multe schimbări operaționale:

• Format 100% online: nu mai există client desktop separat. Operarea se face prin portalul Inspecției Muncii, cu autentificare prin certificat digital calificat sau ROeID.
• Raportare în timp real: actualizările trebuie transmise imediat, nu pe loturi periodice cum se opera anterior.
• Câmpuri suplimentare pentru non-EU: seria și numărul permisului de ședere, tipul vizei (D/AM, D/AM1, D/VM), naționalitatea în standard ISO și data expirării permisului devin câmpuri vizibile și validate cross cu IGI.
• Interconectare cu ANAF și IGI: datele introduse în REGES-ONLINE sunt vizibile în timp real pentru autoritățile fiscale și de imigrație, ceea ce elimină în practică zonele gri în care un lucrător era „pe contract” fără ca IGI să știe.

3. Termenul de 5 zile — și excepția critică

Regula generală: orice eveniment privind CIM se înregistrează în REGES-ONLINE în 5 zile lucrătoare de la data producerii. Asta acoperă modificările (durată, normă, salariu, sediu, durată), suspendările și încetările.

Excepția critică: încheierea unui contract nou trebuie înregistrată cel târziu în ziua anterioară începerii efective a activității (Codul Muncii art. 16 alin. 4). Pentru lucrătorii non-EU, această regulă este aplicată cu severitate suplimentară — ITM poate constata pe loc muncă nedeclarată dacă un cetățean străin este găsit la locul de muncă fără înregistrare REGES anterioară.

4. Câmpurile obligatorii: ce trebuie să ai pregătit

Pentru fiecare lucrător non-EU adăugat în REGES-ONLINE, vei avea nevoie de:

• Date de identificare ale lucrătorului: nume, prenume, data nașterii, naționalitate, CNP atribuit de IGI (după OUG 32, art. 144¹ nou OUG 194 modificată).
• Seria și numărul permisului de ședere și data expirării.
• Tipul vizei prin care lucrătorul a intrat în România (D/AM, D/AM1, D/VM).
• Codul COR al ocupației, în 6 cifre, conform clasificării actuale.
• Salariul de bază brut, durata contractului, norma (cu fracțiune dacă e cazul) și data începerii efective.
• Locul efectiv de desfășurare a activității (relevant pentru locuri de muncă multiple sau detașare internă).

Pentru lucrătorii din MD/UA/RS pe regim D/AM1, sistemul permite și înregistrarea fără viză D dacă există acordul de ședere automat (mecanism pus în aplicare prin OUG 32). Verificați coerența între câmpul „tip viză” și naționalitate.

5. Sancțiuni pentru raportare incompletă sau întârziată

Pe baza Codului Muncii (art. 260) și a OUG 32/2026:

• Neînregistrarea CIM înainte de prima zi: poate fi calificată drept muncă nedeclarată, cu amendă 40.000 lei/persoană (sumă dublată în 2026 prin OUG 32 art. 42 + Codul Muncii).
• CIM în altă limbă decât româna: 6.000 lei/CIM (Codul Muncii art. 260 alin. 1 lit. e6, nou prin OUG 32).
• Întârziere modificare/încetare: sancțiuni contravenționale standard Codul Muncii, plus risc de blocare a noilor cereri unice pentru tenantul respectiv în WiR.
• Lipsa câmpurilor obligatorii non-EU: sancțiuni specifice ITM cumulate cu posibile măsuri IGI privind dreptul de ședere al lucrătorului.

În plus, Codul Muncii art. 56 lit. k și l (introdus prin OUG 32) prevede încetarea de drept a CIM la respingerea cererii unice sau la constatarea șederii ilegale — situații care obligă imediat la actualizare REGES-ONLINE.

6. Pașii practici pentru un angajator începător

1. Obține un certificat digital calificat valid (eToken sau echivalent) sau activează ROeID pentru reprezentantul legal.
2. Înregistrează compania la Inspecția Muncii (dacă nu este deja) și activează contul REGES-ONLINE.
3. Asigură-te că datele de identificare ale companiei (CUI, sediu, denumire) sunt sincronizate cu ANAF și ONRC. Discrepanțele blochează raportările.
4. Pregătește dosarul digital pentru fiecare lucrător non-EU înainte de prima zi: permis de ședere, viză, contract redactat în română, anexa bilingvă (dacă există), dovadă cazare și A2 română (când e cerut).
5. Introdu CIM cu cel puțin o zi înainte de începerea efectivă a activității. Confirmă vizual că înregistrarea apare în lista activă a registrului.
6. Configurează un calendar intern de notificări pentru: expirare permis, expirare viză, expirare contract, expirare anexe — astfel încât modificările să fie raportate în cele 5 zile lucrătoare.

7. Cum se integrează HIR Workforce OS cu REGES-ONLINE

HIR Workforce OS este pregătit pentru integrarea cu REGES-ONLINE. Astăzi, sistemul generează automat pachetele de date conforme structurii REGES (câmpuri non-EU, coduri COR, date vize, CNP IGI) și menține alerte de raportare pe fiecare eveniment de CIM. În momentul în care Inspecția Muncii deschide API-ul oficial pentru REGES-ONLINE, integrarea va fi end-to-end: înregistrare directă din interfața HIR, fără introducere manuală în portal.

Până atunci, sistemul livrează exportul în format compatibil și avertizează automat la apropierea termenului de 5 zile lucrătoare. Asta înseamnă: zero CIM-uri uitate, zero amenzi pentru întârziere, evidență audit-ready.

Concluzie

REGES-ONLINE nu mai este un task administrativ secundar — devine punctul nervos al conformității pentru angajatorii non-EU. Cu interconectarea ITM-ANAF-IGI, orice incoerență devine vizibilă imediat. Investește în procese care îți garantează că fiecare CIM ajunge corect, complet și la timp în registru.

Vezi și ghidul nostru complet despre cum angajezi pas cu pas un cetățean non-EU în 2026 sau citește despre OUG 32/2026 explicat pentru angajatori.